Hála az Úrnak, nagyon széles paletta áll gyermekeink-ifjaink rendelkezésére, ha táborozni szeretnének. Téli, nyári, sport-, keresztyén, nyelvtáborok – és ezzel csak megkezdtem a végtelen lehetőségek sorát. A különböző profilú és a különböző korosztályoknak szóló táborok szervezésének kisokosa értelemszerűen változik. Hadd merítsek – a teljesség igénye nélkül – tapasztalataink tarsolyából néhány jó tanácsot a tinitáborok (13-19 évesek) szervezéséhez! Hogyan, vagy hogyan ne!
- Szervező csapat
Legyen mellettünk egy megbízható csapat, akikkel jól együtt tudunk dolgozni. (Lehetőleg ez vagy ennek ellenkezője ne a tábor ideje alatt derüljön ki! 🙂 ) A tábor profiljától függően a csapatlétszám változhat, de ha már fordítókra vagy kézműves szakemberekre is szükségünk van, egy 50-60 résztvevőre számító tábor esetében 10-12 vezetőre is szükség van. Velük a tábor előtt egy fél évvel ajánlatos összeülni, leszögezni a tábor célját, menetét, a feladatok ütemtervét. Fontos az elköteleződés: aki részt vesz a tábor szervezésében, állítson fel prioritásokat, vállalja fel, hogy mi az, ami közbejöhet és mi az, amiért nem mond le a táborban vállalt feladatairól. A csapat rendszeresen találkozzon, tervezzen, ötleteljen és imádkozzon együtt!
- Ütemterv
Fontos, hogy legyen egy elképzelésünk arról, hogy mit akarunk megvalósítani. Ahhoz pedig mit mikor kell beszerezni, leszervezni. Nem elhanyagolandóak pl. ilyen feladatok:
– helyszín, időpont lebeszélése – 10-12 hónappal a tábor előtt
– csapat toborzása – 4-6 hónappal a tábor előtt
– téma kigondolása, készülésre leosztása – 3-4 hónappal a tábor előtt
– szórólapok, plakátok nyomtatása, hívogatás – 2-3 hónappal a tábor előtt
– program véglegesítése, feladatok leosztása (a napi programot lépésről lépésre átfésülni, felelősöket mindenre leosztani, ne legyen olyan feladat, amit „majd valaki” elvégez) – 1 hónappal a tábor előtt
– résztvevők listájának (többé-kevésbé) véglegesítése – 2 héttel a tábor előtt
– bevásárlás – 1 héttel a tábor előtt (élelmiszert csak a kezdéskor)
– ha külföldi önkéntesek vannak, velük folyamatosan tartani kell a kapcsolatot, tájékoztatni és tájékozódni kell, hogy senkit ne érjen meglepetés; őket fogadni kell és ellátni; jó, ha egy személy csak ezzel foglalkozik. - Táborozók, hívogatás
Nem jó túl tág korosztálynak szervezni tábort, mert a tevékenységeket, előadásokat sajátosan rájuk kell szabni, hogy ne unatkozzanak, ugyanakkor ne legyen nehézkes sem megérteni azt, amit át szeretnénk adni. Ideális a táboron túl is tartani velük a kapcsolatot, hogy ne csak a jó élmény maradjon meg, hanem építsünk közösséget, esetleg segítsünk nekik betagolódni egy közösségbe.
Jelentkezéskor kérjük el a számunkra fontos adatokat (életkor, szülők elérhetősége, egyéb tudnivalók róluk), és kérjünk előleget! A szóban tett ígéretre sajnos ma már nem lehet számítani, túl sok az áradó információ, a nyári lehetőség, a családi program ahhoz, hogy ne „felejtsék el” a tábort. A vissza nem térítendő előleg köti a táborozót a jelentkezéshez, és, ha – bizonyos okokból – nem tud eljönni, mást küldhet maga helyett, hogy ne veszítse el az előleget.
A plakát, szórólap, Facebook hasznos eszköz a toborzáshoz, mégis a leghatékonyabb az élő szó. Szólítsuk meg ismerőseinket, barátainkat, tanítványainkat, akik – a maguk során – megszólíthatják saját barátaikat is.
A bejelentkezéskor tájékoztassuk a fiatalokat részletesen a tábor témájáról, körülményeiről, a magukkal hozandó tárgyakról, felszerelésről, és biztassuk őket, hogy várjuk a találkozást! Ezt az érkezéskor a fekvőhelyükön elhelyezett csekély meglepetéssel is megerősíthetjük. - Szabályok
Közösséget gyakorolni szabályok nélkül lehetetlen úgy, hogy mindenki (a résztvevők is, a szervezők is 🙂 ) jól érezze magát. A legalapvetőbb szabályokat célszerű előre kiközölni, hogy mindenki tudja, mire számítson. 18 éven aluliak esetén szülői beleegyezésre van szükségünk ahhoz, hogy veszélyes tevékenységekbe bevonhassuk őket (túrázás, tábortűz-építés, úszás stb.).
Ugyanakkor a közösség legtöbb szabályát akkor lesz könnyebb betartatni, ha közösen hozzuk meg őket. Ehhez jó első nap egy „szerződést” kötni: nagy lapra felírjuk a táborozók által javasolt, közösen megfogalmazott szabályokat (programon való részvétel, másik meghallgatása, villanyoltás, étkezések körüli szabályok, pontosság stb.), melyeket mindenki aláír, és így elfogad. Szabjunk következményeket, azokat pedig tartsuk be.
Vécépucolástól a hazaküldésig csak a fantáziánk és a jóérzés szab határt.) Így számukra is könnyebb lesz betartani a szabályokat, mert tudni fogják, hogy számíthatnak ránk. 🙂 - Pénzügyek
A tábor részvételi díját úgy számítjuk ki, hogy felmérjük a költségeket (adminisztrációs, szervezési, fogyóáru, kellékek, díszlet, ajándékok stb.), majd osszuk el annyi felé, ahány táborozóra számítunk. Minél nagyobb a létszám, annál kisebb lesz a részvételi díj, hiszen vannak fix költségek (a táborozók számától függetlenül változatlan kiadások – itt jó, ha ezek minél többfelé oszlanak) és változó költségek (a táborozók létszámával nőnek vagy csökkennek).
Az előleg legalább egyharmada legyen a teljes részvételi díjnak.
A kifizetésekről és a bevételekről mindig vezessünk pontos nyilvántartást, mindent papírral fedjünk le, ne legyen se hiányunk, se többletünk készpénzben a tábor utáni költségvetéskor. Így könnyebb lesz az elszámolás. Ha évről évre ismétlődő táborról van szó, számoljunk (hagyjunk) tartalékot a következő táborig (képzésekre, táborozókkal tartandó évközi találkozókra). - Teremtsünk jó hangulatot!
Ahhoz, hogy egy tini jól érezze magát, nemcsak a jól kitalált program, hanem a jó hangulat is hozzájárul. Néhány ötlet ehhez:
¯ gitársarok (ahol tanulhatnak egymástól, esetleg egy vezetőtől hangszeren játszani, kipróbálhatnak ezt-azt, közösen énekelhetnek szabadidőben is);
¯ teaház (este, tábortűz után/alatt egy fedett sátor alatt valaki meleg teával, forró csokival várja a beszélgetni akarókat – ezeket árusítani lehet, hangulatvilágítással, díszlettel lehet színessé tenni a környezetet);
¯ a tábor témájához kitalálni egy szlogent, amit időről időre valaki elkiált, a táborozók pedig csatlakoznak;
¯ postaláda (egymásnak vagy a táborozóknak üzengethetnek a résztvevők; a nyílt üzeneteket kreatívan lájkolhatják (tetszikelhetik) vagy dislájkolhatják (nemtetszikelhetik)).
Remélem, sikerült további ötleteket serkentenem bennetek.
Sikeres és áldott szervezést!
